Бизнес-анализ для начинающих: что такое бизнес-процесс – основы процессного подхода к управлению

автор
Бизнес-анализ для начинающих: что такое бизнес-процесс – основы процессного подхода к управлению

Сегодня поговорим про процессный подход к управлению: что это такое, чем отличается от функционального и проектного, а также почему все системы менеджмента качества считают его своим ключевым принципом. Читайте далее, что такое бизнес-процесс, каковы его основные характеристики, какие бывают бизнес-процессы в каждой организации и зачем руководителю понимать основы процессного управления.

 

Что такое бизнес-процесс и чем он характеризуется

Начнем с определения: бизнес-процесс (БП) – это логически завершенный набор взаимосвязанных действий по преобразованию входов в выходы, удовлетворяющие потребителя. Примечательно, что термин «бизнес-процесс» относится не только к предпринимательской деятельности, а является устоявшимся понятием, обозначающим работу по предоставлению результатов, ценных для потребителя. Это означает, что деятельность любого предприятия, в т.ч. даже непосредственно не связанного с прямым получением прибыли, например, государственное образование или медицина, может быть описана как система бизнес-процессов. Впрочем, бизнес-процессы характеризуют не только корпоративную работу, но и имеют место в повседневной жизни каждого человека. Самый просто пример – приготовление пищи, когда из продуктов на выходе создается блюдо, готовое к употреблению.

В идеале каждый бизнес-процесс должен быть построен так, чтобы создавать результаты, удовлетворяющие заранее заданным условиям, генерировать ценность для потребителя или увеличивать полезность конечного продукта, исключая любые необязательные/лишние действия и сокращая затраты времени и ресурсов.

Любой бизнес-процесс описывается следующими характеристиками [1]:

  • Вход – материальные или информационные объекты, которые потребляются при выполнении и/или в рамках этого преобразуются в результат.
  • Выход – продукт или услуга, которые соответствуют заранее определенным условиям и удовлетворяют ожидания потребителя. В качестве потребителя может выступать как человек, так и другой процесс или программно-аппаратное обеспечение, например, микросервис или целая информационная система.
  • Управление – воздействие, которое влияет на порядок и ход выполнения процесса, например, эксплуатационная документация, регламенты, инструкции, рецепты, указания, приказы, решения руководства, и пр.
  • Ресурсы – объекты (информация, оборудование, инфраструктура, персонал, инструменты, программно-аппаратное обеспечение), необходимые для выполнения процесса. В отличие от входов, ресурсы не преобразуются в результат, но участвуют в его создании.
  • Показатели – количественные или качественные индикаторы, которые описывают характер выполнения процесса и/или его результаты, отражая степень достижения цели. Например, время выполнения, стоимость (себестоимость), процент ошибок, конверсия, средний чек и т.д. Подробнее о видах показателей, способах их определения и расчета мы поговорим в следующей статье.
  • Владелец – лицо, ответственное за результат процесса, заинтересованное в нем, а также обладающее ресурсами и полномочиями для его выполнения. Владелец процесса может делегировать выполнение работы исполнителям – субподрядчикам, которые будут выполняет определенные действия. Однако контроль качества и распределение ресурсов остается за владельцем. На практике владелец бизнес-процесса может сам являться его исполнителем.

Ниже на рисунке показан пример некоторых характеристик бизнес-процесса без привязки к определенной нотации моделирования.

бизнес-процесс
Пример бизнес-процесса

Какие бывают бизнес-процессы

Как мы недавно упоминали на примере разбора областей деятельности и задач руководства BABOK®Guide, все многообразие корпоративных бизнес-процессов можно разделить на 3 категории [2]:

  • Управляющие, например, стратегический менеджмент;
  • Основные или операционные, которые являются главной деятельностью, создавая ключевой продукт или услугу, которые поставляются потребителю и приносят доход, такие как производство, проектирование, разработка ПО, продажи, обучение, лечение и пр.;
  • Обеспечивающие или поддерживающие, которые помогают выполнять основную деятельность, обслуживая предприятия (бухучет, HR-менеджмент, техническая поддержка и т.д.) или предоставляя для основных процессов нужные ресурсы.

На базе такого деления может быть описана корпоративная система бизнес-процессов, однако, в большинстве случаев для этого используются специальные подходы (фреймворки), такие как TOGAF, или типовые системы, например, стандарт СМК или шаблон ERP-провайдера, такого как SAP. Эта тема относится к архитектуре предприятия, которую мы разберем в другой раз. А детально данный вопрос освещается в нашем специальном курсе «Моделирование корпоративной архитектуры с использованием ArchiMate». В любом случае, любой подход к проектированию системы бизнес-процессов должен связывать их воедино, комплексно описывая всю деятельность предприятия. При этом выходы одного процесса могут быть входами, ресурсами или сигналами управления для другого.

система бизнес-процессов
Система бизнес-процессов как их взаимосвязанный набор

Процессы, проекты и СМК

Поскольку процессный подход предполагает системное видение всей корпоративной деятельности, отметим его основные преимущества с управленческой точки зрения:

  • повышенная интеграция разных функциональных областей друг с другом, повышение гибкости и скорости взаимодействия, а также сокращение итераций согласования. В частности, это решает одну из ключевых проблем функционального подхода к управлению, когда каждый сотрудник или структурное подразделение сосредоточено только на своих задачах, не видя общего результата. Такой функциональный подход характерен для крупных корпораций и берет свое начало из конвейеров на автомобильных заводах Генри Форда в 1900-хх годах [3].
  • сочетание целевого управления с групповой организацией труда;
  • усиление и понимание личной ответственности каждого сотрудника за общий результат;
  • увеличение рентабельности бизнеса за счет устранения лишних операций;
  • повышенное внимание вопросам обеспечения качества продукции и услуг.

Последний вывод подтверждает то, что 2 из 8 главных принципов любой системы менеджмента качества (СМК) связаны с бизнес-процессами [4]:

  • желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом;
  • систематичное выявление, понимание и менеджмент взаимосвязанных процессов как системы повышают результативность и эффективность предприятия, способствуя достижению его целей.

Наконец, не случайно автоматизация отдельных областей деятельности путем разработки и внедрения информационных систем начинается с описания текущих и проектирования будущих бизнес-процессов с учетом предлагаемого решения. Как это описывается в руководстве по бизнес-анализу BABOK®Guide, мы рассмотрим в другой раз.

В заключение подчеркнем отличия процесса от проекта. В отличие от процесса, который носит систематический характер с периодическим повторением, проект – это уникальная деятельность по достижению определенного результата, жестко ограниченная во времени и других ресурсах (финансы, люди), а также требованиях к качеству и допустимому уровню риска. Наилучшим образом понятие проекта иллюстрирует так называемых «железный треугольник» его ограничений, где изменение одного из углов (параметров) непосредственно влияет на два остальных [1]. Особенности управления проектами разбираются в нашем курсе «Гибкое управление требованиями в Agile-проектах».

проект определение, отличие проекта от процесса, главные характеристики проекта
Железный треугольник ограничений проект

Больше подробностей по процессному подходу к управлению вы узнаете вы узнаете на специализированных курсах Школы прикладного бизнес-анализа в нашем лицензированном учебном центре обучения и повышения квалификации аналитиков, менеджеров и ИТ-специалистов в Москве:

 

 

 Источники

  1. Вичугова А.А. Информационные технологии: учебное пособие для ВУЗов. – Томск, 2012. – 105 с.
  2. https://ru.wikipedia.org/wiki/Бизнес-процесс
  3. https://port-u.ru/component/k2/1573-printsipy-organizatsii-proizvodstva-g-forda?Itemid=1473
  4. https://ru.wikipedia.org/wiki/Система_менеджмента_качества

 

Комментировать