Сегодня разберем одну из 50 техник руководства к профессиональному своду знаний по бизнес-анализу BABOK®Guide. Что такое бизнес-кейс, зачем, кто и когда разрабатывает этот документ, как презентовать его инвесторам и другим ЛПР, структура и содержание ТЭО с советами BABOK и PMBOK.
Что такое бизнес-кейс по BABOK®Guide: практический пример
Согласно глоссарию BABOK®Guide, бизнес-кейс (business case) – это технико-экономическое обоснование (ТЭО) плана действий на основе сравнения выгод от предлагаемого решения с затратами на его реализацию: стоимость, трудозатраты, риски и прочие соображениями относительно его приобретения и использования. Бизнес-кейс можно рассматривать как ТЭО – документ, объясняющий рациональность и целесообразность изменения без углубления в конкретные детали реализации. На практике бизнес-кейс используется для определения потребности, т.е. бизнес-проблемы или возможности, и желаемых результатов в виде планируемых значений измеримых показателей, оценки ограничений, предположений и рисков, а также рекомендации наилучшего решения через сравнение возможных альтернатив в т.ч. с экономической точки зрения через вычисление NPV и IRR, о чем я рассказываю в новой статье.
Альтернативы – это варианты решения, которые могут включать разные технологии, процессы или модели бизнеса, а также способы реализации и ограничения (сроки, бюджеты, регламенты). Примечательно, что вариант «оставить все как есть», т.е. не делать ничего – тоже может быть вполне жизнеспособной альтернативой. Например, в компании есть проблема с потерей клиентских обращений, что выливается в 1 млн рублей ежемесячно: теряется около 100 заявок, каждая из которых может принести примерно 10 т.р. Бизнес-потребность сводится к организации бизнес-процесса приема и сопровождения клиентских заявок с нулевой долей потерь. Проблему можно решить следующими способами:
- внедрение новой CRM-системы, которая может быть реализована разными вариантами, от типового облачного сервиса до кастомной разработки;
- усиление уже существующего на предприятии решения по приему и сопровождению заявок с четкой фиксацией зон ответственности, сроков выполнения операций, промежуточной отчетности о состоянии заявок, премирования/депремирования и других рычагов управленческого контроля;
- оставить все как есть.
Для каждой альтернативы оценивается так называемый scope решения, который описывает входящие в его состав компоненты и очерчивает границы. Например, помимо непосредственно ИТ-систем в вышеотмеченные альтернативы входят бизнес-процессы и люди, а также имеющаяся инфраструктура. Также в бизнес-кейсе для каждой альтернативы оценивается организационная и техническая осуществимость, т.е. потенциал предприятия использовать предлагаемый вариант на полную мощность.
Также следует оценить предположения, риски и ограничения как условия, которые могут повлиять на инициативу, ограничить выбор вариантов решений или негативно отразиться на решении соответственно. Наконец, следует проанализировать каждую предлагаемую альтернативу с финансовой точки зрения, чтобы в конкретных числах оценить затраты и количественную выгоду от реализации. Также можно включить в бизнес-кейс важные нематериальные выгоды, например, улучшение репутации компании на рынке, повышение удовлетворенности клиентов и пр. Все эти оценки следует сопоставить со стратегическими целями и показателями компании.
Финальным элементом бизнес-кейса являются выводы по наилучшему решению, т.е. рекомендация той альтернативы, которая позволит удовлетворить рассматриваемую бизнес-потребность наиболее оптимальным способом. Критерий оптимальности выбирается вместе со стейкхолдерами, например, кратчайшие сроки, максимальная прибыль, минимальные затраты и т.д. Рекомендуемое решение описывает предлагаемый путь разрешения проблемы или использования возможности настолько подробно, чтобы стейкхолдеры, обладающие управленческой властью поняли рекомендацию и потенциал ее реализации.
Таким образом, бизнес-кейс объединяет факты, проблемы и предложения по их решению для понимания обоснованности и осуществимости изменения с точки зрения финансовых, организационных и технических ограничений, затрат и выгод. Этот документ может стать руководством для принятия управленческих решений относительно изменения. Обычно структура бизнес-кейса в каждой организации соответствует принятому корпоративному шаблону. Но содержание этого документа может быть необъективным или неактуальным, если не отражает обновления внутренних или внешних факторов. Кроме того, финансовый анализ предполагаемых затрат и выгод в ТЭО может отличаться от реальных значений показателей. Сроки и трудозатраты бизнес-аналитика на разработку этого документа обычно зависят от его размера и потенциальной ценности, т.е. пользы для стейкхолдеров. Бизнес-кейс может быть представлен в виде отдельного документа или как пункт технического задания по шаблону ГОСТ 19.201-78, о котором мы писали здесь.
Разработка ТЗ на информационную систему по ГОСТ и SRS
Код курса
TTIS
Ближайшая дата курса
2 декабря, 2024
Продолжительность
16 ак.часов
Стоимость обучения
36 000 руб.
BABOK®Guide рекомендует применять бизнес-кейс как технику для решения следующих задач:
- планирование подхода к бизнес-анализу;
- приоритизация требований;
- оценка изменений требований;
- анализ текущего состояния;
- определение будущего состояния;
- оценка рисков;
- определение стратегии изменения;
- анализ потенциальной ценности и рекомендация решения;
- измерение эффективности решения.
Как составить бизнес-кейс: практические советы из PMBOK и не только
Примечательно, что не только аналитик разрабатывает бизнес-кейсы. Эта техника также отмечена в своде знаний по управлению проектами PMBOK и будет полезна project manager’у как сводный документ для стейкхолдеров, описывающий причины, по которым стоит начать проект. Причем презентация бизнес-кейса перед инвесторами должна показывать не только объективные факты и расчеты, а также эмоционально вовлекать целевую аудиторию с учетом интересов каждого участника. В частности, одной из главных целей бизнес-кейса является убеждение лиц, принимающих решения, в необходимости презентуемого проекта. Четкое и структурированное описание проблемы, рекомендуемого решения, содержания проекта, выгод и затрат на реализацию позволит спонсору и другим ответственным лицам быстро и обоснованно сделать выводы относительно целесообразности проекта. А если такой документ готовит Заказчик, project manager сможет быстрее понять содержимое проекта и погрузиться в реализацию.
Согласно PMBOK6, рекомендуемая структура бизнес-кейса выглядит так:
- Описание бизнес-потребности, включая определение проблемы или возможности как причин необходимости изменения, идентификация стейкхолдеров и scope проекта;
- Анализ ситуации с определением стратегий, целей и задач организации, корневых причин проблемы или главных источников возможности, описание необходимых условий в сравнении с текущими возможностями организации, идентификация рисков и критически важных факторов успеха, а также критерии принятия решений по выбору наилучшей альтернативы.
- Выработка рекомендаций как заключение о наилучшей альтернативе с учетом выбранных критериев оптимальности на основе сравнения предлагаемых вариантов, а также выявленных ограничений, допущений, рисков и зависимостей. Также сюда включаются желаемые показатели успеха и подход к реализации рекомендуемой альтернативы: ключевые вехи, зависимости, роли и сферы ответственности участников проекта.
- Оценка как обобщающее заключение с описанием плана по измерению выгод от реализации проекта и операционные аспекты его воплощения. Сюда же можно включить конкретный запрос на согласование бюджета, временные рамки на детальный бенчмаркинг предлагаемых альтернатив и пр.
Управление бизнес-анализом: курс для руководителей и ведущих аналитиков
Код курса
BAMP
Ближайшая дата курса
10 февраля, 2025
Продолжительность
8 ак.часов
Стоимость обучения
18 000 руб.
Презентацию бизнес-кейса для инвесторов рекомендуется завершать повторной формулировкой бизнес-потребности с ключевыми пунктами предлагаемого плана ее удовлетворения, финансовыми выгодами и расходами. Для большей убедительности можно показать альтернативные потери как упущенную выгоду или штрафы, если предлагаемый план проекта не будет реализован. Хорошей практикой считается в начале бизнес-кейса написать выводы и аннотацию к нему с самой важной информацией для лиц, принимающих решения.
Чтобы не утомлять читателей огромными текстами, наиболее оптимальным размером презентации бизнес-кейса считается 15-20 слайдов, где будет структурировано изложена лишь та информация по проекту, которая позволит быстро и наглядно оценить его целесообразность, осуществимость и потенциальную ценность.
Проверить свой уровень знакомства с этой и другими техниками BABOK®Guide вы можете прямо на нашем сайте, выполнив бесплатные тесты по содержанию этого руководства к своду знаний по бизнес-анализу:
- тест по техникам руководства BABOK;
- тест по терминологии BABOK на русском языке;
- примеры ситуационных задач (case study) для сертификации CBAP на английском языке;
- примеры тестовых вопросов для сертификаций CBAP, CCBA и ECBA на английском языке.
Лучшее из BABOK®Guide: ТОП-10 задач и 20+ техник для аналитика
Код курса
EXBAB
Ближайшая дата курса
25 ноября, 2024
Продолжительность
24 ак.часов
Стоимость обучения
54 000 руб.
Детально разобраться с содержанием BABOK®Guide на практических примерах вам помогут курсы нашей Школы прикладного бизнес-анализа в лицензированном учебном центре обучения и повышения квалификации системных и бизнес-аналитиков в Москве:
- Лучшее из BABOK®Guide: ТОП-10 задач и техник для аналитика
- Управление бизнес-анализом — курс для руководителей
