Сегодня рассмотрим, как самостоятельно разработать комплект документации системы менеджмента качества с помощью российского программного продукта Business Studio. Читайте далее, из каких этапов состоит проект внедрения СМК, а также какие справочники и отчеты Business Studio помогут бизнес-аналитику это реализовать на практике.
Проект внедрения СМК: 3 основных шага
Хотя поддержка СМК – это непрерывный процесс, ее внедрение – это проект, в котором присутствуют следующие этапы:
- обследование и формализованное описание бизнес-процессов и организационных структур предприятия;
- разработка комплекта регламентирующей документации;
- ознакомление сотрудников предприятия с регламентами и процедурами работы с данными, имеющих отношение к СМК, например, проведение внутренних аудитов, ведение реестра обнаруженных несоответствий и обращений потребителей, реакция на них и пр.
При необходимости заключительным этапом этого проекта является проверка документации СМК внешними аудиторами, чтобы получить сертификат соответствия требованиям стандарта серии ISO 9000. Обычно компании-аудиторы предлагают услуги разработки документации СМК, включая формализацию бизнес-процессов предприятия и создание регламентов, описывающих выполнение принципов менеджмента качества. Однако, практически каждая организация может сделать это самостоятельно, при достаточно зрелых бизнес-процессах (3-4 уровень по модели CMMI), а также наличии аналитика в штате или специально привлеченного на этот проект консультанта. О 7 инструментах качества и главных принципах СМК мы подробно рассказывали здесь. А сейчас посмотрим, как возможности российской системы бизнес-моделирования Business Studio позволяют реализовать их.
Курсы по системе Business Studio для бизнес-архитекторов и аналитиков
Код курса
BSTUD
Ближайшая дата курса
1 июля, 2024
Продолжительность
12 ак.часов
Стоимость обучения
27 000 руб.
Разработка СМК в Business Studio: 7 простых шагов
Соединим рассмотренные в предыдущей статье принципы управления и ключевые идеи СМК с поддерживающими их функциональными возможностями бизнес-моделирования Business Studio. Чтобы сделать это более наглядно, составим следующую таблицу.
| Принцип менеджмента | Отражение в СМК | Реализация в Business Studio |
| Ориентация на потребителя | Процедура обработки клиентских обращений | Регламент процесса обработки клиентских обращений, включая графические BPM или EPC-диаграммы |
| Лидерство руководителя | Определение руководителя как владельца бизнес-процессов и ответственного за показатели | Должностная инструкция, описание должности и роли с привязкой к бизнес-процессам и показателям, за которое отвечает данный сотрудник |
| Матрица ответственности, показывающая роль субъекта в бизнес-процессе | ||
| Вовлечение персонала | Сбалансированная система показателей (KPI) | Декомпозиция KPI уровня организации до индивидуальных показателей работы каждого сотрудника, добавив их в справочник «Показатели», а также связав с целями и бизнес-процессами |
| Ознакомление сотрудников с регламентами работы | Представление бизнес-процессов, оргструктур, регламентов и других компонентов архитектуры предприятия в виде корпоративного сайта (HTML-публикация) или веб-интерфейса Business Studio Portal | |
| Процессный подход к управлению | Представление деятельности как системы взаимосвязанных бизнес-процессов | Иерархически связанное описание бизнес-процессов предприятия как объектов справочника «Бизнес-процессы» в различных нотациях: от структуры в IDEF0 до детальной логики в BPMN или EPC |
| Системный подход к менеджменту | Регулярное выполнение процедур мониторинга и контроля | Определение процедур и инструментов стратегического планирования, тактического управления и операционного контроля за деятельностью предприятия в виде детальных регламентов бизнес-процессов |
| Принятие решений, основанных на фактах | Регулярный сбор, мониторинг и анализ показателей | Ввод значений показателей через ручное внесение данных в его карточке (объект справочника «Показатели») в самой системе бизнес-моделирования или через веб-интерфейс Business Studio Portal. Также возможен автоматический импорт из Excel-файлов |
| Анализ плановых и фактических значений показателей в окне его свойств, типовых отчетах и дэшбордах веб-портала | ||
| Детальные регламенты процессов регулярного сбора и анализа значений показателей, а также процедур реакции на несоответствия | ||
| Постоянное улучшение деятельности организации | Периодическое проведение внутреннего аудита | Планирование и ведение реестра внутренних аудитов в справочнике «Аудиты» |
| Анализ несоответствий и поиск причин их возникновения | Внесение проблем и отклонений в справочник «Проблемы и отклонения» | |
| Поиск корневых причин с помощью диаграммы Исикавы | ||
| Отчет «Диаграмма Парето» о проблемах и несоответствиях | ||
| Взаимовыгодные отношения с поставщиками | Ведение реестра поставщиков, включая оценки их товаров и услуг | Объект «Поставщик» в справочнике «Внешние субъекты» |
| Процедуры работы с поставщиками, например, поиск и отбор, приемка товара с контролем качества, проведение расчетов, возврат товара и пр. | Детальные регламенты процессов работы с поставщиками, включая графические BPM или EPC-диаграммы | |
| Внесение проблем и отклонений, связанных с поставщиками и качеством их товаров/услуг, в справочник «Проблемы и отклонения» |
Таким образом, основными этапами реализации СМК в Business Studio будут следующие:
- иерархически связное описание всех бизнес-процессов предприятия в разных нотациях с добавлением процедур планирования, контроля и анализа фактических показателей;
- описание организационной структуры компании и внешних субъектов (поставщики, клиенты, регуляторы);
- определение показателей в справочнике «Показатели» с привязкой к бизнес-процессам, целям и субъектам оргструктуры;
- описание целей в области качества и показателей их достижения (раздел Навигатора «Цели и показатели»), что может быть графически представлено в виде стратегической карты Нортона-Каплана;
- генерация регламентирующей документации (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, регламенты бизнес-процессов и управленческих процедур). Сюда же относится адаптация типовых шаблонов к собственной специфике, например, добавление нужных пунктов в отчеты, изменение существующих или создание новых шаблонов через «Мастер Отчетов». Если набора справочников (классов) системы не хватает для описания специфических объектов, можно добавить пользовательские классы с помощью Редактора классов и параметров MetaEdit.
- определение процедур регулярного внесения данных о показателях управленческого учета, определенных в Business Studio, через веб-интерфейс портала или автоматический импорт из Excel-файлов, с указанием периодичности их выполнения и закреплением ответственных лиц;
- иерархически связное интерактивное представление всех этих и других компонентов архитектуры предприятия в виде корпоративного сайта (HTML-публикация) или веб-интерфейса Business Studio Portal, доступного для сотрудников компании.
Таким образом, разработка и внедрение СМК в Business Studio внутренними силами – вполне выполнимая задача для штатного аналитика или привлеченного консультанта. Особенно с учетом того, что большинство регламентирующих документов СМК Business Studio генерирует автоматически на основании корректно заполненных справочников. Например, эта система бизнес-моделирования даже формирует отчет «Руководство по качеству», куда попадут данные об описанных бизнес-процессах, оргструктурах, а также процедурах сбора, измерения и анализ показателей, управления несоответствиями и корректирующими действиями. Аналогичным образом по умолчанию в систему заложены шаблоны отчетов «Регламент процесса», «Должностная инструкция», «Положение о подразделении», «План аудита» и «Результаты аудита», отчеты по анализу несоответствий, контрольные карты и прочие документы, которые отражают соответствие принципам СМК. А если этого недостаточно, можно разработать собственный отчет и применить его к объектам, внесенным в соответствующие справочники.
Наконец, такая систематизация бизнес-процессов, оргструктур и прочих компонентов архитектуры предприятия позволит компании найти возможности их улучшения. Практически освоить инструментарий создания такой комплексной корпоративной модели в системе Business Studio вам помогут курсы Школы прикладного бизнес-анализа в нашем лицензированном учебном центре обучения и повышения квалификации системных и бизнес-аналитиков в Москве:
Источники
