Как самостоятельно разработать СМК в Business Studio: 7 простых шагов

автор
Как самостоятельно разработать СМК в Business Studio: 7 простых шагов
Сегодня рассмотрим, как самостоятельно разработать комплект документации системы менеджмента качества с помощью российского программного продукта Business Studio. Читайте далее, из каких этапов состоит проект внедрения СМК, а также какие справочники и отчеты Business Studio помогут бизнес-аналитику это реализовать на практике.

Проект внедрения СМК: 3 основных шага

Хотя поддержка СМК – это непрерывный процесс, ее внедрение – это проект, в котором присутствуют следующие этапы:

  • обследование и формализованное описание бизнес-процессов и организационных структур предприятия;
  • разработка комплекта регламентирующей документации;
  • ознакомление сотрудников предприятия с регламентами и процедурами работы с данными, имеющих отношение к СМК, например, проведение внутренних аудитов, ведение реестра обнаруженных несоответствий и обращений потребителей, реакция на них и пр.

При необходимости заключительным этапом этого проекта является проверка документации СМК внешними аудиторами, чтобы получить сертификат соответствия требованиям стандарта серии ISO 9000. Обычно компании-аудиторы предлагают услуги разработки документации СМК, включая формализацию бизнес-процессов предприятия и создание регламентов, описывающих выполнение принципов менеджмента качества. Однако, практически каждая организация может сделать это самостоятельно, при достаточно зрелых бизнес-процессах (3-4 уровень по модели CMMI), а также наличии аналитика в штате или специально привлеченного на этот проект консультанта. О 7 инструментах качества и главных принципах СМК мы подробно рассказывали здесь. А сейчас посмотрим, как возможности российской системы бизнес-моделирования Business Studio позволяют реализовать их.

 

Разработка СМК в Business Studio: 7 простых шагов

Соединим рассмотренные в предыдущей статье принципы управления и ключевые идеи СМК с поддерживающими их функциональными возможностями бизнес-моделирования Business Studio. Чтобы сделать это более наглядно, составим следующую таблицу.

Принцип менеджмента Отражение в СМК Реализация в Business Studio
Ориентация на потребителя Процедура обработки клиентских обращений Регламент процесса обработки клиентских обращений, включая графические BPM или EPC-диаграммы
Лидерство руководителя Определение руководителя как владельца бизнес-процессов и ответственного за показатели Должностная инструкция, описание должности и роли с привязкой к бизнес-процессам и показателям, за которое отвечает данный сотрудник
Матрица ответственности, показывающая роль субъекта в бизнес-процессе
Вовлечение персонала Сбалансированная система показателей (KPI) Декомпозиция KPI уровня организации до индивидуальных показателей работы каждого сотрудника, добавив их в справочник «Показатели», а также связав с целями и бизнес-процессами
Ознакомление сотрудников с регламентами работы Представление бизнес-процессов, оргструктур, регламентов и других компонентов архитектуры предприятия в виде корпоративного сайта (HTML-публикация) или веб-интерфейса Business Studio Portal
Процессный подход к управлению Представление деятельности как системы взаимосвязанных бизнес-процессов Иерархически связанное описание бизнес-процессов предприятия как объектов справочника «Бизнес-процессы» в различных нотациях: от структуры в IDEF0 до детальной логики в BPMN или EPC
Системный подход к менеджменту Регулярное выполнение процедур мониторинга и контроля Определение процедур и инструментов стратегического планирования, тактического управления и операционного контроля за деятельностью предприятия в виде детальных регламентов бизнес-процессов
Принятие решений, основанных на фактах Регулярный сбор, мониторинг и анализ показателей Ввод значений показателей через ручное внесение данных в его карточке (объект справочника «Показатели») в самой системе бизнес-моделирования или через веб-интерфейс Business Studio Portal. Также возможен автоматический импорт из Excel-файлов
Анализ плановых и фактических значений показателей в окне его свойств, типовых отчетах и дэшбордах веб-портала
Детальные регламенты процессов регулярного сбора и анализа значений показателей, а также процедур реакции на несоответствия
Постоянное улучшение деятельности организации Периодическое проведение внутреннего аудита Планирование и ведение реестра внутренних аудитов в справочнике «Аудиты»
Анализ несоответствий и поиск причин их возникновения Внесение проблем и отклонений в справочник «Проблемы и отклонения»
Поиск корневых причин с помощью диаграммы Исикавы
Отчет «Диаграмма Парето» о проблемах и несоответствиях
Взаимовыгодные отношения с поставщиками Ведение реестра поставщиков, включая оценки их товаров и услуг Объект «Поставщик» в справочнике «Внешние субъекты»
Процедуры работы с поставщиками, например, поиск и отбор, приемка товара с контролем качества, проведение расчетов, возврат товара и пр. Детальные регламенты процессов работы с поставщиками, включая графические BPM или EPC-диаграммы
Внесение проблем и отклонений, связанных с поставщиками и качеством их товаров/услуг, в справочник «Проблемы и отклонения»

 

Таким образом, основными этапами реализации СМК в Business Studio будут следующие:

  • иерархически связное описание всех бизнес-процессов предприятия в разных нотациях с добавлением процедур планирования, контроля и анализа фактических показателей;
  • описание организационной структуры компании и внешних субъектов (поставщики, клиенты, регуляторы);
  • определение показателей в справочнике «Показатели» с привязкой к бизнес-процессам, целям и субъектам оргструктуры;
  • описание целей в области качества и показателей их достижения (раздел Навигатора «Цели и показатели»), что может быть графически представлено в виде стратегической карты Нортона-Каплана;
  • генерация регламентирующей документации (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, регламенты бизнес-процессов и управленческих процедур). Сюда же относится адаптация типовых шаблонов к собственной специфике, например, добавление нужных пунктов в отчеты, изменение существующих или создание новых шаблонов через «Мастер Отчетов». Если набора справочников (классов) системы не хватает для описания специфических объектов, можно добавить пользовательские классы с помощью Редактора классов и параметров MetaEdit.
  • определение процедур регулярного внесения данных о показателях управленческого учета, определенных в Business Studio, через веб-интерфейс портала или автоматический импорт из Excel-файлов, с указанием периодичности их выполнения и закреплением ответственных лиц;
  • иерархически связное интерактивное представление всех этих и других компонентов архитектуры предприятия в виде корпоративного сайта (HTML-публикация) или веб-интерфейса Business Studio Portal, доступного для сотрудников компании.

Таким образом, разработка и внедрение СМК в Business Studio внутренними силами – вполне выполнимая задача для штатного аналитика или привлеченного консультанта. Особенно с учетом того, что большинство регламентирующих документов СМК Business Studio генерирует автоматически на основании корректно заполненных справочников. Например, эта система бизнес-моделирования даже формирует отчет «Руководство по качеству», куда попадут данные об описанных бизнес-процессах, оргструктурах, а также процедурах сбора, измерения и анализ показателей, управления несоответствиями и корректирующими действиями. Аналогичным образом по умолчанию в систему заложены шаблоны отчетов «Регламент процесса», «Должностная инструкция», «Положение о подразделении», «План аудита» и «Результаты аудита», отчеты по анализу несоответствий, контрольные карты и прочие документы, которые отражают соответствие принципам СМК. А если этого недостаточно, можно разработать собственный отчет и применить его к объектам, внесенным в соответствующие справочники.

Наконец, такая систематизация бизнес-процессов, оргструктур и прочих компонентов архитектуры предприятия позволит компании найти возможности их улучшения. Практически освоить инструментарий создания такой комплексной корпоративной модели в системе Business Studio вам помогут курсы Школы прикладного бизнес-анализа в нашем лицензированном учебном центре обучения и повышения квалификации системных и бизнес-аналитиков в Москве:

 

Источники

Комментировать