Интервью vs семинар: ТОП-5 техник взаимодействия со стейкхолдерами

автор
Интервью vs семинар: ТОП-5 техник взаимодействия со стейкхолдерами

Сегодня поговорим о наиболее популярных техниках из руководства к своду знаний по бизнес-анализу BABOK®Guide и особенностях их практического использования в реальных проектах. Читайте далее, что такое интервью, семинары, фокус-группы, опросы и ревью, чем отличаются эти 5 техник, рекомендуемые BABOK для взаимодействия со стейкхолдерами и что между ними общего: краткий ликбез в рамках обучения начинающих бизнес-аналитиков.

 

Что такое интервью, семинары и чем они отличаются от фокус-групп, опросов и ревью

Согласно ежегодному отчету международного института бизнес-анализа IIBA®, под эгидой которого выпускается BABOK®Guide, из всех 50 техник, упомянутых в этом руководстве к своду знаний, на практике аналитики чаще всего используют лишь десятую часть этого набора. В частности, в 2020 году больше всего были востребованы следующие техники BABOK:

Разумеется, это не умаляет достоинства прочих техник, используемых для решения различных задач бизнес-анализа. Однако, действительно, для понимания потребностей, сбора и обсуждения требований, а также возможных решений, бизнес-аналитик чаще всего беседует со стейкхолдерами в формате интервью. Тем не менее, эта на первый взгляд простая техника имеет свои особенности. Например, начинающие аналитики путают групповые интервью с семинарами, а те, в свою очередь – с фокус-группами. Чтобы избежать таких ошибок и эффективно применять все техники в реальных задачах бизнес-анализа, далее мы рассмотрим сходства и различия следующих техник:

  • интервью – беседа с одним человеком (индивидуальное интервью) или несколькими людьми (групповое) для выявления информации с помощью подходящих вопросов и документирования ответов;
  • семинар – целенаправленное краткосрочное мероприятие с группой стейкхолдеров для генерации идей, выявления требований, определения потребностей, а также обсуждения требований и дизайнов под руководством нейтрального ведущего (модератора);
  • фокус-группа – качественное исследование выявления идей и обсуждения мнений специально подобранных участников (6-12 человек) о продукте, услуге или возможности в интерактивной групповой среде под руководством модератора;
  • опрос (анкетирование) – набор открытых или закрытых вопросов для множества стейкхолдеров, ответы на которые собираются и анализируются, чтобы аккумулировать знания о предмете или мнения о продукте, вариантах решения (дизайнах) и эффективности практического применения внедренного решения;
  • рассмотрение (review) – формальные и неформальные техники оценки содержимого рабочего продукта, включая прототипы, MVP, пилотные проекты и прочие варианты решения для устранения дефектов или информирования стейкхолдеров о его содержании.

 

Сходства и различия 5 популярных техник из BABOK для работы со стейкхолдерами

Из описания вышеотмеченных техник BABOK можно сделать выводы о том, чем похожи интервью, семинары, фокус-группы, опросы и ревью:

  • они все ориентированы на непосредственное взаимодействие аналитика с одним или несколькими стейкхолдерами;
  • результативность группового или индивидуального взаимодействия бизнес-аналитика очень сильно зависит от его коммуникативных способностей и других так называемых гибких навыков (soft skills);
  • субъективный характер полученных в результате выявления данных;
  • подготовка и проведение мероприятия с использованием всех этих техник требует много времени и сил на организацию таких процессов как составление списка вопросов, определение состава участников, поиск модератора, решение вопросов с материально-техническим обеспечением, включая утверждение удобных для всех дат и локаций, а также отвлечение стейкхолдеров от текущей деятельности и включение в мероприятие;
  • большая часть работы аналитика, связанная с применением этих техник, представляет собой не только организацию непосредственно самого мероприятия по взаимодействию со стейкхолдерами, а агрегация и осмысление полученных в результате знаний, мнений и оценок;
  • все эти техники рекомендуются BABOK®Guide для решения нескольких задач из области знаний «Анализ требований и определение дизайна», а также «Выявление и сотрудничество». А опросы, семинары и интервью применимы вообще для всех задач областей знаний «Планирование и мониторинг бизнес-анализа». Также семинары и интервью могут использоваться при решении всех задач области «Анализ стратегии».

Однако, несмотря на отмеченные сходства, интервью, семинары, фокус-группы, опросы и ревью все-таки являются разными техниками BABOK за счет следующих отличий:

  • эффективность – например, индивидуальное интервью с экспертом предметной области или другим стейкхолдером без жестких временных ограничений позволит аналитику собрать необходимые данные, подтвердить результаты выявления, получить подробную обратную связь о решении, досконально выявить потребности, обсудить требования и прочую информацию бизнес-анализа. Однако, такое детальное взаимодействие не всегда возможно и часто вместо непосредственной беседы с несколькими людьми бизнес-аналитику приходится использовать анкеты или семинары, результаты которых требуют дополнительного прояснения и уточнения.
  • стоимость организации мероприятия, которая обратно пропорциональна его эффективности. Например, организация серии интервью или review-сессий с топ-менеджерами различных бизнес-направлений, которые являются ключевыми стейкхолдерами в проекте, обойдется недешево с учетом стоимости времени каждого руководителя. Но низкая степень вовлечения этих важных персон может привести к отсутствию значимых требований к решению, что чревато провалом всего проекта. А относительная дешевизна опросов множества людей с помощью анкет, даже очень подробных, ограничена списком предлагаемых вопросов и не дает полной информации о рассматриваемом предмете.
  • однотипность или разнообразие данных, получаемых в результате применения техники. Например, фокус-группы обычно состоят из участников с какими-то общими характеристиками, а предлагаемые варианты ответов в анкете ограничивают выбор участников. Серия независимых индивидуальных интервью со разными стейкхолдерами может дать большой набор отличающихся друг от друга мнений, как и неформальное прохождение в рамках рассмотрения для оценки содержимого рабочего продукта и проверки доработок.
  • возможность искажения результатов из-за влияния аналитика или других, обладающих властью стейкхолдеров, на участников мероприятия. Это особенно важно при проведении фокус-групп, семинаров и групповых интервью.

Таким образом, чтобы эффективно использовать эти и другие техники BABOK в наиболее подходящих случаях, бизнес-аналитику необходимо знать их ключевые аспекты, преимущества и ограничения, а также применимость с учетом количества, состава, территориального расположения и отношения вовлекаемых стейкхолдеров к инициативе. Все это, включая содержание самого руководства к профессиональному своду знаний по бизнес-анализу, а также нюансы подготовки к сдаче сертификационного экзамена IIBA по BABOK®Guide на уровни CBAP, CCAB и ECBA в рамках необходимых часов профессионального развития (PDU), рассматривается на авторизованных курсах Школы прикладного бизнес-анализа в нашем лицензированном учебном центре обучения и повышения квалификации системных и бизнес-аналитиков в Москве:

 

Комментировать