Сколько человек нужно, чтобы внедрить систему бизнес-моделирования Business Studio: роли участников проекта внедрения и их обязанности. Личный опыт на текущем проекте.
Из чего состоит внедрение Business Studio: ключевые этапы проекта
Внедрение Business Studio на крупном сервисном предприятии — один из моих текущих проектов, над которым я работаю в качестве внешнего консультанта с весны этого года. Внедрение системы, как полноценный комплексный проект, включает в себя следующие ключевые этапы:
- Выбор оптимальной тарифной конфигурации с учетом особенностей использования продукта в компании. Здесь надо решить, сколько лицензий требуется, и на какие именно модули системы. Требуется ли эксклюзивное пользование или достаточно конкурентных лицензий.
- Развертывание компонентов системы, включая сопутствующие зависимости. Напомню, в качестве движка для моделирования диаграмм Business Studio все еще использует MS Visio, а отчеты формирует в виде документов формата MS Word и Excel.
- Обучение пользователей. Крупный масштаб компании предполагает четкое разделение обязанностей будущих пользователей по работе в Business Studio. В частности, «рядовым» аналитикам достаточно знать возможности этого замечательного продукта относительно моделирования бизнес-процессов, тогда как менеджерам более интересны функции проектирования и контроллинга инструментов управления (цели и показатели, причинно-следственный анализ и т.д.). Для этого по запросу Заказчика был разработан ряд краткосрочных тренинговых мероприятий, чтобы подготовить каждую группу пользователей к решению их профильных задач после внедрения системы.
- Проектирование бизнес-архитектуры. Поскольку Заказчик планирует использовать Business Studio в качестве полноценного средства бизнес-моделирования, который будет поддерживать комплексную архитектуру предприятия, необходимо реализовать в системе структуру бизнес-процессов. Разумеется, сюда же входят работы по определению функциональных объектов и организационных структур, элементы которых присутствуют на процессных диаграммах. В настоящий момент этот этап реализуется в рамках практических сессий по моделированию с ключевыми экспертами домена. По завершении каждой итерации проектирования проводится ревью результатов, чтобы получить обратную связь от более широкого круга менеджеров и профильных специалистов. Возможность формирования отчетов очень ускоряет такую валидацию, поскольку просмотреть привычный для каждого офисного работника текстовый документ со схемами и таблицами намного проще исследований в самой системе бизнес-моделирования.
- Разработка методологических регламентов, которые в большей степени регулируют не столько проект внедрения, сколько относятся к операционным процессам поддержки и эксплуатации системы. В частности, необходимо разработать соглашение о моделировании, которого будут придерживаться аналитики бизнес-процессов при описании корпоративной деятельности. Также сюда относятся шаблоны нетиповых отчетов, которые нужно реализовать в системе. Как создать собственный шаблон с использованием мастера отчетов я недавно показывала в прошлой статье. На этом же этапе следует определить правила заполнения и расписания обновления данных по функциональным объектам, элементам оргструктуры и внутреннему аудиту бизнес-процессов.
Определив ключевые этапы проекта внедрения Business Studio, далее рассмотрим, какой ролевой состав необходим для реализации перечисленных задач.
Курсы по системе Business Studio для бизнес-архитекторов и аналитиков
Код курса
BSTUD
Ближайшая дата курса
1 июля, 2024
Продолжительность
12 ак.часов
Стоимость обучения
27 000 руб.
Ролевой состав команды внедрения
Чтобы реализовать все вышеперечисленные задачи в проекте внедрения, я определила следующий состав ролей, каждая из которых будет иметь конкретный перечень обязанностей. Для наибольшей наглядности визуализируем их в таблице.
| № | Роль | Обязанности |
| 1. | Менеджер проекта (Координатор внедрения) | Отвечает за организацию работы всей проектной команды и соблюдение календарных сроков поставки, как промежуточных вех, так и итоговых результатов |
| 2. | Методолог | Устанавливает правила использования системы, разрабатывает регламенты ее эксплуатации и поддержки, создает соглашение о моделировании и определяет состав отчетов |
| 3. | Техподдержка (Системный администратор) | Отвечает за установку, развертывание и настройку серверных и клиентских частей системы, включая инсталляцию зависимостей (MS Visio, MS Word, MS Excel). Также эта роль обеспечивает создание пользователей Business Studio и предоставление им доступа к системе. В случае интеграции Business Studio с исполняющими системами, например, 1C, СЭД, CRM и пр. эта роль организует настройку протоколов обмена данными, а также процедуры импорта и экспорта |
| 4. | Архитектор | Проектирует комплексную модель бизнес-процессов с контекстной диаграммы IDEF0 и ее декомпозиции в несколько иерархических уровней связанных функциональных блоков (направления деятельности, метапроцессы) до алгоритмического представления логики выполнения бизнес-процессов в нотациях EPC и/или BPMN.
Выстраивает систему целей и показателей, строит ССП (карту Нортона-Каплана, пирамиду метрик), связывает их с процессами. |
| 5. | Аналитик бизнес-процессов | Детально описывает пошаговые алгоритмы, т.е. логику выполнения бизнес-процессов нижнего уровня абстракции в нотациях EPC и/или BPMN |
| 6. | Специалист по настройке справочников и отчетов | Задает значения по умолчанию в пользовательских настройках, создает собственные шаблоны отчетов в Мастере отчетов, при необходимости модифицирует объектную модель системы для создания своих классов и атрибутов |
| 7. | Секретарь | Наполняет справочники функциональных объектов системы, элементов оргструктуры и инструментов управления, задает их плановые и фактические значения, загружает файлы для атрибутов типа Файл, например, при описании бизнес-процессов или обязанностей должности |
| 8. | Эксперт домена | Валидирует предложенные Архитектором и Аналитиком модели, согласует состав отчетов от Методолога и консультирует Секретаря по особенностям предметной области |
| 9. | Специалист по обучению пользователей | Разрабатывает тренинговые программы по обучению разных категорий пользователей в соответствии с их будущими рабочими задачами, проводит обучение и контроль освоения материала |
Когда проект внедрения завершен, некоторые из вышеперечисленных ролей мигрируют в постоянную операционную поддержку. Например, Системный администратор по-прежнему будет обрабатывать запросы на генерацию новых пользователей и предоставление им доступа к Business Studio, установку зависимостей на клиентских компьютерах и настройку интеграций с внешними системами. Аналогично Секретарь продолжает поддерживать актуальность справочников, своевременно регистрируя в них новые объекты или модифицируя существующие. Эксперт домена может трансформироваться в пользователя Портала Business Studio, который отвечает за ввод и/или контроль исполнения целей и показателей управленческого учета. Наконец, Аналитик бизнес-процессов будет выполнять одноименное предназначение этой роли, моделируя структуру и логику описания корпоративной деятельности в рамках архитектуры, сформированной Архитектором в проекте внедрения.
В заключение отмечу, что на текущем проекте я выполняю роль Архитектора и Специалиста по обучению пользователей, а также решаю некоторые задачи Методолога и создаю нетиповые шаблоны по формам компании. Как обычно, ключевым фактором успеха в таком проекте является активное вовлечение Менеджера проекта и Спонсора, заинтересованного в результате.
Курсы по системе Business Studio для бизнес-архитекторов и аналитиков
Код курса
BSTUD
Ближайшая дата курса
1 июля, 2024
Продолжительность
12 ак.часов
Стоимость обучения
27 000 руб.
Узнайте больше про внедрение и эксплуатацию Business Studio на моем специализированном курсе «Моделирование корпоративной деятельности в системе BUSINESS STUDIO» в Школе прикладного бизнес-анализа в нашем лицензированном учебном центре обучения и повышения квалификации аналитиков, менеджеров и ИТ-специалистов в Москве.
