В начале августа 2021 года российское ИТ-сообщество взволновала резонансная новость о массовом увольнении сотрудников пермской компании Xsolla, руководитель которой объявил об этом по email. Оставив за рамками этические и юридические вопросы этого инцидента, разберемся с идеями такой оптимизации и средствами их воплощения на примере систем класса Process Mining, а также рассмотрим перспективы и препятствия цифровизации малого и среднего бизнеса в РФ.
Я и моя Big Data: как системы Process Mining измеряют эффективность бизнес-процессов
Хотя слова топ-менеджера Xsolla на тему «Я и моя Big Data проанализировали и решили…» стали мемом лета-2021, по сути в них нет ничего нового. Сократить расходы за счет ФОТ, уволив неэффективных сотрудников, или перевести их на должности с меньшей оплатой – одна из самых распространенных практик оптимизации в российском бизнесе и бюджетных учреждениях. Однако, измерять эффективность работы по событиям пользовательского поведения в информационных системах, а не качеству результатов труда – не самая удачная идея. Тем не менее, анализ логов информационных систем может дать действительно полезные инсайты, например, какие именно действия выполняются пользователями чаще всего и с какой целью. Зная это, можно снизить стоимость некоторых бизнес-функций, ускорив их выполнение через автоматизацию конкретных операций: формирование отчетов, выполнении серии вычислений, изменение форматов файлов и пр. Именно этот смысл лежит в основе систем процессной аналитики (Process Mining/Intelligence).
Появившись на свет в 2009 году, они объединяют концепции управления бизнес-процессами и интеллектуального анализа данных, извлекая бизнес-инсайты из логов прикладных систем (ERP, CRM, PLM, ECM и пр.). На основе событий пользовательского поведения из систем-источников платформа процессной аналитики строит направленный граф действий пользователей подобно диаграммам в нотациях BPMN, EPC или UML-activity, примеры которых мы рассматривали в этой статье. Так можно автоматизировано получить фактическую схему бизнес-процесса (as-is) с привязкой с детальными действиями пользователя и конкретной статистикой каждого его этапа: время выполнения, задержка, форматы и объемы входных/выходных данных и пр.
Методы описания бизнес-процессов (IDEF, DFD, BPMN, EPC, UML)
Код курса
MODP
Ближайшая дата курса
21 июля, 2025
Продолжительность
10 ак.часов
Стоимость обучения
22 000 руб.
Например, металлургическая компания из Финляндии Ruukki, проанализировав обслуживание клиентов с помощью QPR Process Analyser, смогла оптимизировать этот бизнес-процесс, ускорив обмен данными между 2-мя используемыми в этом системами (SAP и Salesforce). Продвижение заказа по логистической цепочке тормозило недостаточно качественное заполнение данных о клиентах в CRM: пропуски и некорректные сведения. Caverion, инженерная компания из Европы, используя эту же систему процессной аналитики, определила ключевую причину задержек в своих бизнес-процессах из-за медленной подготовки бухгалтерских документов о выполнении услуг. Аналогичные примеры можно найти в банках, крупных логистических компаниях и других предприятиях с достаточно высоким уровнем управленческой зрелости по модели CMMI.
Впрочем, главным условием для применения технологий Process Mining является не только (и не столько)) наличие повторяемых и управляемых процессов, а их автоматизация, т.е. поддержка исполнения с помощью информационных систем. На практике это присутствует лишь в крупных корпорациях, и то далеко не во всех. Кроме того, даже при наличии четко описанных бизнес-правил и инструментов их автоматизированного исполнения в виде прикладного ПО, пользователи всегда ищут (и находят)) лазейки, которые могут исказить реальность в пользу личных интересов. Например, менеджеру по продажам может быть физически удобнее обновлять данные о клиентах/заказах и прочих сущностях в CRM-системе не по мере их поступления, а «в пакетном режиме», например, раз в неделю. Таким образом сотрудник оптимизирует свою собственную работу в ущерб всей цепочке добавленной ценности, создаваемой в компании. Найти подобные случаи с помощью одних только инструментов процессной аналитики, без традиционных методов выявления информации бизнес-анализа (интервью, семинары, опросы, наблюдение) практически невозможно. Поэтому системы процессной аналитики, наиболее популярными из которых сегодня считаются ARIS Process Performance Manager, ProM, Fluxicon Disco, QPR Process Analyzer, Celonis Process Mining и пр., не заменяют, а дополняют классические методы и средства анализа деятельности. Впрочем, и то и другое чаще всего востребовано не малым и средним бизнесом, а крупными корпорациями, которые могут инвестировать в развитие и оптимизацию в глобальном тренде, а не на локальном участке. А что делать тем, кто поменьше, рассмотрим далее.
Цифровизация, автоматизация и оптимизация в малом бизнеса
При том, что многие предприятия малого и среднего бизнеса в России и странах бывшего СНГ сегодня активно используют информационные системы в поддержку отдельных бизнес-процессов, деятельность большинства таких компаний базируется на людях, а не на регламентах и технологиях. В организации может быть внедрена СЭД, CRM, учетные системы типа 1С и не только, существуют общее файловое пространство и иерархический репозиторий, выполнение задач контролируется через таск-менеджеры, а общение между удаленными сотрудниками налажено в мессенджерах и прочих средствах коммуникации. Но осознанной управленческой зрелости и процессной аналитики здесь пока нет просто по причине отсутствия потребности и/или возможности инвестировать туда значительные средства.
Управление бизнес-анализом: курс для руководителей и ведущих аналитиков
Код курса
BAMP
Ближайшая дата курса
19 мая, 2025
Продолжительность
10 ак.часов
Стоимость обучения
22 000 руб.
Вообще горизонты планирования и циклы PDCA в российском малом и среднем бизнесе очень короткие: стратегию развития на ближайшие 5 лет имеют только те предприятия, которые уверены, что они, как минимум, будут существовать в течение этого срока. А такой уверенностью с подтверждающими proof’ами обладает лишь небольшая часть отечественного СМБ-сегмента. Инвестировать в инновации крупные суммы, не имея подушки безопасности, довольно рискованно и далеко не каждая организация сознательно идет на этот риск. Поэтому цифровизация, автоматизация и прочие инновации для большинства малых и средний компаний пока остаются экзотикой. Однако, вопрос сокращения расходов и роста прибыли актуален для любого бизнеса, независимо от его размеров. Чтобы не изобретать велосипед и не тратить слишком много на поиск возможностей сэкономить, руководителю можно начать с самого простого:
- определить ключевые виды деятельности, каналы привлечения/сбыта, а также потоки расходов и доходов, например, с помощью метода «Канва бизнес-модели»;
- составить карту потоков создания ценности и для каждого ее этапа определить показатели LT, PT и %C/A, а также рассчитать их медианные значения;
- вычислить стоимость процессов из цепочки создания ценности методом функционально-стоимостного анализа, когда себестоимость бизнес-функции определяется длительностью ее выполнения и задействованными ресурсами (материальными и временными);
- оценить возможность передачи поддерживающих процессов (АХО, ИТ-обеспечение, ведение бухгалтерских расчетов и пр.) на аутсорс. Возможно, платить за услуги внешних партнеров на эти работы будет дешевле, чем иметь специалиста в штате компании. Разумеется, при этом следует учесть риски, например, если основные процессы завязаны на ИТ, передавать их во вне не стоит, даже с учетом явной прямой выгоды – неявных издержек и потенциальных проблем здесь будет больше.
После такого экспресс-анализа, проведенного самостоятельно или с привлечением консультанта, будут понятны точки роста, с которыми следует работать в первую очередь. Причем не всегда внедрением ИТ – до сих пор во многих случаях «кожаный мешок», т.е. человек стоит дешевле ML с нейросетями и прочей Big Data, тем более в малых и средних компаниях с незрелыми и изменчивыми процессами.
Как провести такой аудит бизнеса с использованием лучших практик, вы узнаете вы узнаете на специализированных курсах Школы прикладного бизнес-анализа в нашем лицензированном учебном центре обучения и повышения квалификации системных и бизнес-аналитиков в Москве:
